ELENA: Was bringt der elektronische Entgeltnachweis ab 2010?

Seit Jahresbeginn müssen die rund 3,2 Millionen Arbeitgeber in Deutschland die Entgeltdaten ihrer über 30 Millionen Mitarbeiter gemäß §§ 28b Abs. 6, 97 SGB IV an einen zentralen Datenspeicher senden. Die monatliche Meldung nach dem neuen ELENA-Verfahren wird in das bestehende maschinelle DEÜV-Meldeverfahren eingebunden (Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises, ELENA-Verfahrensgesetz vom 28.03.2009). Nach massiver Kritik am neuen Verfahren hat Bundesarbeitsministerin Ursula von der Leyen angekündigt, ELENA noch im Januar 2010 auf den Prüfstand zu stellen und nachzubessern. Jahressteuergesetz.de zeigt, wie das ELENA-Verfahren ab 2010 funktioniert und welche Daten übermittelt werden.

Wie funktioniert das Verfahren?

Mit dem Elektronischen Entgeltnachweis ELENA wird für den Abruf von Verdienstbescheinigungen durch Behörden nach Ermächtigung durch den Antragsteller eine Schlüsselkarte eingesetzt. Hierdurch werden Arbeitgeber generell von Anfragen zu Einkommensbescheinigungen für ihre Arbeitnehmer befreit, wenn diese Sozialleistungen beantragen. Damit werden die bisherigen Bescheinigungen in Papierform ersetzt. So erlangen Arbeitgeber keine Kenntnis mehr darüber, ob Arbeitnehmer einen Antrag auf Sozialleistungem stellen.

Arbeitnehmer, die Sozialleistungen beantragen, müssen derzeit bei den Papierbescheinigungen des Arbeitgebers abgeben. Das bedeutet, dass die rund drei Millionen Arbeitgeber jedes Jahr etwa 60 Millionen Entgeltbescheinigungen in Papierform ausstellen müssen. Durch ein formalisiertes elektronisches Verfahren entfällt dies an 2012. Die Arbeitgeber melden künftig monatlich Einkommensdaten an eine zentrale Stelle, wo die Daten in verschlüsselter Form gespeichert werden. Aus diesem Pool rufen die Behörden bei Bedarf die Daten ab, um die Leistungen auf dieser Grundlage zu berechnen. Die Daten können allerdings nur dann entschlüsselt werden, wenn der Bürger sie zuvor freigegeben hat.

Der Aufbau der Infrastruktur für das ELENA-Verfahren wurde 2009 abgeschlossen. Die Einführung erfolgt in mehreren Stufen:

  • Seit 01.01.2010 müssen Arbeitgeber die Entgeltdaten für die Arbeitnehmer übermitteln.
  • Ab 2012 wird das ELENA-Verfahren dann auf Bescheinigungen für Arbeitslosengeld (Arbeitsbescheinigung, Nebeneinkommen, Beschäftigung), Wohn- und Elterngeld ausgeweitet.
  • Bis 2015 wird geprüft, ob alle Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren mit eingebunden werden können.

Welche Daten werden übermittelt?

Arbeitgeber werden verpflichtet, Entgeltbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch an die Sozialversicherungsträger weiterzuleiten. Die Pflicht der monatlichen elektronischen Meldung an eine zentrale Datenbank ersetzt die bisherige Verpflichtung der Arbeitgeber, schriftliche Bescheinigungen auszustellen. Aus der Datenbank kann die Behörde bei Bedarf die notwendigen Daten abrufen und auf deren Grundlage die Leistung berechnen.

Als Schlüssel für die Daten dient eine Signatur, die etwa auf Bank- und Gesundheitskarte oder dem digitalen Personalausweis aufgebracht werden kann. Mit der Signaturkarte können sich Bürger künftig auch im Internet ausweisen und unterschreiben. Davon sollen Verbraucher und Dienstleistungswirtschaft gleichermaßen profitieren. Das amtliche Zertifikat für die Signatur soll etwa 10 € kosten und wird auf Antrag erstattet.

Voraussetzung ist, dass sich der Beschäftigte mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum ELENA-Verfahren anmeldet. Nur nach Anmeldung und Einsatz der qualifizierten Signatur können die Behörden die Daten abrufen. Nach Schätzungen der Bundesagentur für Arbeit führt die Einführung des ELENA-Verfahrens zu einer einmaligen Kostenbelastung in Höhe von rund 31 Mio. €. Von 2014 an sollen dann die Kosten für den Betrieb der zentralen Datenbank und der Registratur auf die abrufenden Behörden umgelegt werden. Dadurch sollen die Unternehmen um insgesamt rund 85,6 Mio. € entlastet werden.

Bürger haben ein Recht auf Auskunft über die Datenspeicherung. Die Daten werden zwingend gelöscht, sobald sie nicht mehr für das einzelne Verfahren verwendet werden können.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund hat für das ELENA-Verfahren eine eigene Website eingerichtet. Unter www.das-elena-verfahren.de erhalten Arbeitgeber, Teilnehmer und abrufende Stellen aktuelle Hintergrundinformationen zum ELENA-Verfahren.

Ähnliche Beiträge