SEPA Umstellung: Sind Sie vorbereitet?

Ab dem 01.02.2014 kann der Zahlungsverkehr mit Banken und Geschäftspartnern nur noch über den neuen, einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsstandard SEPA abgewickelt werden. Mit unserer Checkliste zur SEPA-Umstellung prüfen Sie, ob Sie und Ihre Mandanten für den Wechsel bereit sind.

Die Tücken von SEPA (Single European Payments Area)

SEPA steht für Single European Payments Area. Alle Unternehmer, Vereine und Privatpersonen müssen sich auf das neue Verfahren einstellen – auch wenn sie nur im Inland tätig sind. Für Sie als Steuerberater und Ihre unternehmerischen Mandanten bedeutet das, dass bis dahin eine Vielzahl von Arbeiten zu erledigen ist, damit die Umstellung termingerecht klappt.

Es gibt kein Netz und keinen doppelten Boden – eine Verschiebung ist nicht möglich. Wer die Umstellung bis zum Stichtag nicht realisiert hat, kann seine Rechnungen nicht bezahlen und erhält unter Umständen auch keine Zahlungen mehr. Damit kann im schlimmsten Fall sogar eine Insolvenz drohen.

Eine ausführliche Checkliste zur Selbstüberprüfung und zur Strukturierung des Umstellungsprozesses erhalten Sie hier:
 

Unternehmen und Privatpersonen sind von SEPA unterschiedlich betroffen

SEPA betrifft – wie schon erwähnt – jede Privatperson, alle Vereine und jedes Unternehmen – allerdings unterschiedlich umfangreich. Wenig Aufwand entsteht regelmäßig für Privatpersonen, die sich in den meisten Fällen nur eine neue bzw. erweiterte Kontonummer sowie die BIC merken müssen.

Unternehmen und Vereine hingegen müssen sich auf einen zum Teil erheblichen und über Monate dauernden Arbeitsaufwand einstellen – und zwar umso mehr, je intensiver sie den bargeldlosen Zahlungsverkehr nutzen. Daher ist es unabdingbar, sich spätestens nach der Sommerpause intensiv mit der Umstellung zu befassen. Grundlegende bzw. vorbereitende Arbeiten sollten möglichst noch vor den Ferien umgesetzt werden.

In jedem Fall sollte bedacht werden, dass die SEPA-Umstellung alle Unternehmensbereiche betrifft. Und auch im Außenverhältnis muss darauf geachtet werden, dass alle Zahlungen – vor allem mit öffentlichen Institutionen und Sozialversicherungsträgern – erfolgen können, weil bei Verzögerungen unter Umständen Bußgelder und ähnliche Sanktionen drohen können. Alle Aussagen in diesem Beitrag gelten grundsätzlich für Unternehmen und Vereine gleichermaßen.

Von der SEPA-Umstellung betroffene Bereiche (Auswahl)

Intern sind u.a. folgende Unternehmensbereich von SEPA betroffen:

  • Management
  • Buchhaltung, Finanzen (i.d.R. Hauptansprechpartner/-betroffene)
  • Vertrieb, Service
  • Einkauf, Beschaffung
  • Produktion
  • Entwicklung (F&E)
  • Personal (Löhne, Gehälter, Darlehen, Sozialversicherungen)
  • EDV/IT
  • Qualitätsmanagement

Im Außenverhältnis sind folgende Bereiche zu beachten:

  • Finanzamt
  • Sozialversicherungsträger einschl. Berufsgenossenschaften
  • Vertragspartner (Vermieter, Pächter, Kunden, Lieferer, Lizenzgeber/-nehmer)
  • Verträge (ABG, Textbausteine, Muster)

SEPA nur für Zahlungen in Euro relevant

Besonders Wichtig: SEPA betrifft nur Zahlungen in Euro. Wenn es Zahlungen in Dollar, Pfund oder anderen Währungen gibt, müssen weiterhin die gewohnten Standard-Auslandsüberweisungen verwendet werden.

Problembereiche und Handlungsempfehlungen für Mandanten

Wer sich nicht um die rechtzeitige Umstellung auf das SEPA-verfahren kümmert, muss mit zahlreichen Problemen rechnen:

  • Rechnungen können nicht mehr (pünktlich) beglichen werden, was vor allem in Verbindung mit Behörden (Finanzamt) oder Sozialversicherungsträgern zu Problemen und Bußgeldern führen kann. Hier sollte ein Notfallplan erstellt werden, mit dem es möglich ist, Zahlungen für einen Übergangszeitraum auch manuell bzw. per klassischer Überweisung durchzuführen.
  • Forderungen werden nicht bzw. nicht pünktlich beglichen.
  • Abläufe können gestört werden, wenn z.B. die Verwendungstexte in der Auftragsbearbeitung genutzt und dabei Umlaute oder ß gebraucht werden.
  • Es ist auch bei guter Vorbereitung damit zu rechnen, dass es zu Rückläufern und Zahlungsstörungen kommt. Daher sollte ein spezieller „SEPA-Kümmerer“ benannt werden, der sich aller Fehler direkt annimmt und für Lösungen sorgt.
  • Aufgrund der zu erwartenden Zahlungsprobleme sollte versucht werden, bis zur Umstellung und für die Zeit danach eine ausreichende Liquiditätsreserve aufzubauen.
  • Für die Zeit unmittelbar nach der Umstellung sollte man sich in jedem Fall darauf einstellen, in größerem Umfang manuelle Überweisungen zu tätigen, um z.B. bei Zahlungen an Behörden oder Sozialversicherungsträgern pünktlich erledigen zu können.

Praxistipps:
Weisen Sie Ihre Mandanten also unbedingt darauf hin, dass sie so schnell wie möglich tätig werden müssen. Stellen Sie ihnen dazu u.a. unsere Checkliste „SEPA-Umstellung“ zur Verfügung (Diese dient lediglich zur Orientierung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit).

Prüfen Sie aber auch für sich selbst schnellstmöglich, ob Sie fit für die Umstellung sind. Dokumentieren Sie den jeweiligen Arbeitsstand und planen Sie auch bei guter Vorbereitung Probleme ein.

Bestimmen Sie in Ihrer Kanzlei einen „SEPA-Kümmerer“, bei dem alle Fragen und Schwierigkeiten auflaufen und der sich dann um eine Lösung bemüht, und raten Sie auch Ihren unternehmerischen Mandanten dazu. Erkundigen Sie sich bei Banken, Kammern oder befreundeten Unternehmen, mit welchen Problemen zu rechnen ist und was getan werden kann, um Schwierigkeiten zu vermeiden. Nutzen Sie alle zur Verfügung stehenden Möglichkeiten.

 

Informations- und Unterstützungsmöglichkeiten

Um sich auf SEPA vorzubereiten und die Umsetzung erfolgreich zu realisieren, sollten Sie so viele Informationsquellen wie möglich nutzen.

Einen hervorragenden Rundum-Blick bietet die Zeitschrift „BiB – Beraterpraxis im Blickpunkt“, Nr. 44 (August 2013) – die Sie als Gratis-Ausgabe bestellen können.

Dort finden Sie neben detaillierten Infos und praxisnahen Handlungsanweisungen und Arbeitshilfen (Mustertexte, Checklisten, Praxisbeispiele) auch eine Übersicht mit zahlreichen weiterführende Kontaktadressen und Links, die Ihnen beim Wechsel auf SEPA helfen werden.

Bestellen Sie Ihre Gratis-Ausgabe der „BiB – Beraterpraxis im Blickpunkt“ hier.

 

Fazit und Ausblick

Nachdem Sie nun eine ersten Überblick darüber haben, was durch die Umstellung auf das SEPA-verfahren auf Sie und Ihre Mandanten zukommt, sollten Sie für sich einen individuellen Zeit- und Aktivitätenplan erstellen.

Empfehlen Sie das auch Mandanten, die SEPA noch nicht „auf dem Schirm haben“. Nutzen Sie dazu u.a. die vorgestellte Checkliste.

In jedem Fall sollte kurzfristig ein SEPA-Verantwortlicher bestimmt und ein grober Zeitplan erstellt werden.

Dann ist es notwendig, eine Gläubiger-Identifikationsnummer zu beantragen. Ebenfalls kurzfristig sollte damit begonnen werden, IBAN und BIC auf den Geschäftspapieren anzugeben.

Im Anschluss hat es sich bewährt, dass der SEPA-Verantwortliche sich möglichst ausführlich über alle relevanten Punkte informiert und mit der Hausbank Kontakt aufnimmt, um deren Anforderungen, aber auch Umsetzungshinweise zu kennen und zu berücksichtigen.

Zudem sollten umfassende Tests der internen Systeme sowie mit der Bank vorgesehen werden. Außerdem sollte die Bank gefragt werden, bis wann sie noch Überweisungsaufträge im alten DTAUS-Datenformat annimmt.

Es sollte ab sofort versucht werden, einen Liquiditätsstock aufzubauen, um mögliche Zahlungsengpässe zu vermeiden.

 

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