Reisekostenreform 2014 (Teil 3) – Verpflegungsmehraufwendungen

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen wird die dreistufige Staffelung der Abwesenheiten ab 2014 auf zwei Stufen umgestellt.

Die neuen Pauschalen ab 2014

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung darf künftig bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Verpflegungspauschale von 12 € vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden.

 

Abwesenheit von der Wohnung und der ersten TätigkeitsstättePauschbetrag
mindestens 24 Stunden24 €
mehr als 8 Stunden12 €
bei mehrtägiger Tätigkeit ohne Übernachtung:  Abzug am Tag der überwiegenden Abwesenheit
An- und Abreisetag mit Auswärtsübernachtung

 
 

 

Beispiel

Der Arbeitnehmer ist aufgrund eines Kundenbesuchs neun Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend.

Lösung

Im Kalenderjahr 2013 beträgt der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand 6 €; im Kalenderjahr 2014 verdoppelt er sich bei unveränderter Abwesenheitszeit auf 12 €.

Mitternachtsregelung

Danach gilt die Verpflegungspauschale von 12 € auch dann, wenn der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit – ohne zu übernachten – „über Nacht ausübt“ und dadurch insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und, falls vorhanden, von seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Verpflegungspauschale wird in diesem Fall für den Kalendertag berücksichtigt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend ist.

Pauschale von 24 € ab 24 Stunden Auswärtstätigkeit

Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird und mindestens 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, wird wie bisher eine Verpflegungspauschale von 24 € täglich gewährt.

An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit

Beachte! Für den An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung wird ab 2014 eine Verpflegungspauschale von jeweils 12 € berücksichtigt. Eine Mindestabwesenheitszeit des Arbeitnehmers von der Wohnung und/oder der ersten Tätigkeitsstätte ist am An- und Abreisetag nicht mehr erforderlich.

Unerheblich ist, ob die Tätigkeit von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte oder einer anderen Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers aus angetreten wird.

Angesichts von sich oftmals auch über Nacht oder mehrere Tage erstreckenden An- und Abreisen bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten genügt es für die Qualifizierung als An- oder Abreistag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz und erster Tätigkeitsstätte in Düsseldorf wird für seinen Arbeitgeber aus beruflichen Gründen für die Dauer von fünf Tagen in München tätig (montags Anreise, freitags Abreise).

Lösung

Für die Tage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag kommt wegen der 24-stündigen Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Verpflegungspauschale von jeweils 24 € in Betracht, die vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden kann.

Für den Anreisetag Montag und den Abreistag Freitag erhält der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von jeweils 12 €, ohne dass es auf eine bestimmte Mindestabwesenheitsdauer von der Wohnung und der ­ersten Tätigkeitsstätte ankommt.
 

Pauschalen bei Auslandsaufenthalt

Bei einer Tätigkeit im Ausland treten an die Stelle der Inlandspauschbeträge von 12 € bzw. 24 € länderweise unterschiedliche Pauschbeträge, die bei einer Abwesenheit von der Wohnung von 24 Stunden 120 % und in den übrigen Fällen 80 % der nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Auslandstagegelder betragen.

Damit gelten ab 2014 auch für Tätigkeiten im Ausland nur noch zwei – statt bisher drei – Pauschalen mit den entsprechenden Voraussetzungen wie bei den inländischen Pauschalen.

Der länderweise unterschiedliche Pauschbetrag bestimmt sich – wie bisher – nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.

Dreimonatsfrist beachten

Die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen ist unverändert auf die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Allerdings wird ab 2014 – und das ist neu – im Gesetz selbst eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung eingeführt.

Ab 2014 führt eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für einen Zeitraum von mindestens vier Wochen stets zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist. Unerheblich ist künftig hingegen, aus welchem Grund (z.B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird.

Bisher hatten urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechungen bei derselben Auswärtstätigkeit auf den Ablauf der Dreimonatsfrist keinen Einfluss. Insoweit erweist sich die neue Rechtslage ab 2014 für Betroffene als vorteilhaft.

 

Praxishinweis

Der Wortlaut des § 9 Abs. 4a Satz 7 EStG n.F. „Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, …“ lässt es wohl vertretbar erscheinen, die in R 9.6 Abs. 4 Satz 1 zweiter Halbsatz LStR getroffene Sonderregelung weiterhin anzuwenden. Danach greift die Dreimonatsfrist nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

 

Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeit

Übliche Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt und deren Preis 60 € nicht übersteigt, sind ab 2014 zwingend mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen.

Der Arbeitgeber kann diesen Sachbezugswert künftig auch mit 25 % pauschal versteuern, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Die Pauschalierung führt zur Sozialversicherungsfreiheit. Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den gestellten Mahlzeiten mindern die anzusetzende Bemessungsgrundlage.

 

Praxishinweis

Die Besteuerung der anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale abziehen kann. In diesem Fall wird jedoch der Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers gekürzt.

 
Beispiel

Der Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer anlässlich einer eintägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von fünf Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ein Mittagessen im Wert von 30 € zur Verfügung.

Lösung

Der Arbeitgeber muss den Sachbezugswert der Mahlzeit (Wert für 2013 = 2,93 €) wahlweise pauschal mit 25 % oder individuell für den Arbeitnehmer versteuern, da der Arbeitnehmer für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bei einer fünfstündigen Abwesenheit keine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.

Sonderfälle Belohnungs- oder Arbeitsessen

Als Belohnungs- oder Arbeitsessen zählen alle Mahlzeiten, deren Preis 60 € übersteigt. Diese Mahlzeiten sind weiterhin mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten und der Besteuerung nach den allgemeinen Regelungen zu unterwerfen.
Arbeitsessen, Mahlzeiten im Rahmen herkömmlicher Betriebsveranstaltungen oder die Teilnahme von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung werden auch künftig nicht besteuert. Diese Mahlzeiten gehören als Zuwendungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers nicht zum Arbeitslohn.
 

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Ab 2014 werden die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten gestellten Mahlzeiten gekürzt. Die Kürzung beträgt bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland

  • für ein Frühstück 4,80 € und
  • für ein Mittag- und Abendessen jeweils 9,60 €.

Dabei darf der Kürzungsbetrag die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen. Diese Kürzungsregelung entfällt, soweit der Arbeitnehmer für die Verpflegung ein Entgelt zu zahlen hat.

Im Folgenden haben wir für Sie einige Fälle mit Beispielen für Kürzungen der Verpflegungspauschale zusammengestellt:

1. Arbeitgeber zahlt ein Essen bei Auswärtstätigkeit

Beispiel

Der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmer anlässlich einer eintägigen beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von zehn Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ein Mittagessen im Wert von 30 € zur Verfügung.

Lösung

Der Arbeitgeber muss für die zur Verfügung gestellte Mahlzeit keinen geldwerten Vorteil versteuern. Jedoch wird der Werbungskostenabzug (Verpflegungspauschale) des Arbeitnehmers wie folgt gekürzt:

für Frühstück 4,80 €
für Mittag- und Abendessen je 9,60 €

2. Arbeitgeber übernimmt Unterkunft und Verpflegung

Beispiel

Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Lösung

Der Arbeitgeber muss für die Gewährung der Mahlzeiten keinen geldwerten Vorteil versteuern. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

 

Anreisetag12,00 €
Zwischentag24,00 €
Abreisetag12,00 €
Zwischensumme48,00 €
Kürzungsbetrag28,80 €
verbleiben abziehbare Werbungskosten19,20 €

 

Der Kürzungsbetrag von 28,80 € setzt sich zusammen aus 9,60 € für das Frühstück (2 x 4,80 €) und 19,20 € für jeweils ein Mittag- und Abendessen (2 x 9,60 €).

3. Zuzahlung des Arbeitnehmers zu Verpflegungskosten

Beispiel 1

Wie vorstehendes Beispiel. Der Arbeitnehmer zahlt für das Mittag- und Abendessen jeweils 5 €.

Lösung

Der Arbeitgeber muss für die Gewährung der Mahlzeiten keinen geldwerten Vorteil versteuern. Der Zuzahlungsbetrag des Arbeitnehmers von 10 € (2 x 5 €) mindert den Kürzungsbetrag von 28,80 €. Abziehbare Werbungskosten:

 

Verpflegungspauschalen für die drei Tage48,00 €
Kürzungsbetrag (28,80 € abzüglich 10 €)18,80 €
abziehbare Werbungskosten29,20 €

 

Beispiel 2

Wie vorstehendes Beispiel. Der Arbeitnehmer zahlt für das Mittag- und Abendessen jeweils 10 €.

Lösung

Der Arbeitgeber muss für die Gewährung der Mahlzeiten keinen geldwerten Vorteil versteuern. Für das gewährte Mittag- und Abendessen ist keine Kürzung der Verpflegungspauschalen vorzunehmen, da die jeweilige Zuzahlung des Arbeitnehmers von 10 € den Kürzungsbetrag von 9,60 € übersteigt.

Der übersteigende Zuzahlungsbetrag von 0,80 € (20 € abzüglich 19,20 €) ist aber nicht auf den Kürzungsbetrag für das Frühstück anzurechnen. Es ergeben sich folgende abziehbaren Werbungskosten:

 

Verpflegungspauschalen für die drei Tage48,00 €
Kürzungsbetrag (2 x 4,80 €)9,60 €
abziehbare Werbungskosten38,40 €

 
 
Steuerlich vorteilhafter ist daher, die Zuzahlung des Arbeitnehmers für sämtliche Mahlzeiten (inkl. Frühstück) zu vereinbaren.

4. Arbeitgeber zahlt die Verpflegung und Reisekosten

Beispiel

Wie vorstehendes Beispiel (2. Arbeitgeber zahlt die Verpflegung aber keine Reisekosten). Allerdings erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu den zur Verfügung gestellten Mahlzeiten eine steuerfreie Reisekostenerstattung für Verpflegungsmehraufwendungen von 19,20 €.

Lösung

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen für Verpflegung, ist insoweit ein Werbungskostenabzug ausgeschlossen. Die oben ermittelten abziehbaren Werbungskosten von 19,20 € sind um die steuerfreie Arbeitgebererstattung von 19,20 € zu kürzen, so dass für einen weiteren Werbungskostenabzug kein Raum bleibt.

5. Arbeitgeber versteuert Verpflegung pauschal mit 25 %

Beispiel

Der Arbeitnehmer nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Dieses Mittagessen wird vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert, da er keine Aufzeichnungen über die Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers geführt hat.

Lösung

In seiner Einkommensteuerveranlagung kann der Arbeitnehmer gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Fortbildung zehn Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war. Er kann somit für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

 

Eintägige Auswärtstätigkeit 12,00 €
Kürzungsbetrag Mittagessen (40 % von 24 €)9,60 €
verbleibende Werbungskosten2,40 €

 
 
Die Kürzung der Verpflegungspauschale um das gewährte Mittagessen ist auch dann vorzunehmen, wenn das Mittagessen vom Arbeitgeber mit 25 % pauschal besteuert worden ist.

 

Praxishinweis

Damit die Finanzverwaltung die Fälle mit letztlich bei der Einkommensteuerveranlagung vorzunehmender Kürzung der Werbungskosten erkennen kann, ist der Arbeitgeber ab 2014 verpflichtet, in den Fällen der Gewährung üblicher Mahlzeiten anlässlich von Auswärtstätigkeiten in der Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben „M“ anzugeben. Weisen Sie Mandanten darauf hin.

 
 

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