Reisekostenreform 2014 (Teil 1): Neuer Begriff der ersten Tätigkeitsstätte

Zum 1.1.2014 sind eine Reihe von Änderungen im Bereich der Reisekosten in Kraft getreten. In einer vierteiligen Serie stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte umfassend vor.

Zentraler Punkt der Neuregelungen ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte, die an die Stelle der regelmäßigen Arbeitsstätte tritt.

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen.

Sind solche nicht vorhanden oder die getroffenen Vereinbarungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen.
 

Bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind die Mindestabwesenheitszeiten verringert worden. Darüber hinaus gibt es nun anstelle der bisherigen dreistufigen Staffelung (6 €, 12 € bzw. 24 € bei Inlandsreisen bzw. doppelter Haushaltsführung im Inland) eine zweistufige Staffelung (12 € bzw. 24 €). Die niedrigste Pauschale von 6 € ist weggefallen.

Weitere Änderungen sind im Bereich der Unterkunftskosten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung und einer längerfristigen auswärtigen beruflichen Tätigkeit sowie bei der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Verpflegung anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit vorgenommen worden.

  • In Teil 1 unserer Serie stellen wir Ihnen die Neuregelungen zur regelmäßigen Arbeitsstätte vor, die seit 2014 „erste Tätigkeitsstätte“ heißt.
  • In den folgenden drei Teilen werden wir die weiteren Neuerungen der Reisekostenreform 2014 behandeln.

Was ist die „erste Tätigkeitsstätte“?

Der bislang verwendete Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte” wurde durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte” ersetzt und erstmals gesetzlich definiert (§ 9 Abs. 4 EStG). Dabei wurde ausdrücklich klargestellt, dass der Arbeitnehmer künftig pro Dienstverhältnis nur eine erste Arbeitsstätte hat (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG).

Die erste Tätigkeitsstätte ist gem. § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG die

  • ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten,
  • der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

 

Praxistipp

Ohne Vorliegen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung kann eine erste Tätigkeitsstätte nicht begründet werden. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind somit keine Tätigkeitsstätten i.S.d. § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG.

Hier ist somit ein Werbungskostenabzug bzw. steuerfreier Arbeitgeberersatz von Verpflegungsmehraufwendungen, notwendigen Übernachtungskosten sowie Fahrtkosten möglich, bei Fahrtkosten zu einem typischerweise arbeitstäglich aufgesuchten weiträumigen Tätigkeitsgebiet allerdings beschränkt auf die Entfernungspauschale (§ 3 Nr. 16 EStG i.V.m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).

Merke!

Diese Neuregelung kann zu erheblichen Verschärfungen führen, wenn der Arbeitnehmer bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten – wie z.B. im Fall von Outsourcing, Leiharbeit oder sonstigem Tätigwerden bei Kunden (z.B. Baustellen) – tätig ist.

Beachte!

Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist – wie bisher – keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein (amtliche Gesetzesbegründung in BT-Drucks. 17/10774).

 

Zuordnung vorrangig nach dienstrechtlicher Festlegung oder Absprache

Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte wird nach § 9 Abs. 4 Satz 2 EStG

  • durch dienstrechtliche Festlegungen und
  • die diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen

vorgenommen. Das gilt unabhängig davon, ob sie schriftlich oder mündlich erteilt worden sind.

Ist der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch an anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Folglich kommt es auch auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätte nicht an.
 

Praxishinweis

Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben es im Zuge der vertraglichen Vereinbarungen letztlich bis an die Grenzen des Gestaltungsmissbrauchs i.S.v. § 42 AO in der Hand, die erste Tätigkeitsstätte mit steuerlicher Wirkung festzulegen.

Insbesondere bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Arbeitnehmer-Ehegatten und sonstigen mitarbeitenden Familienangehörigen sollte allerdings darauf geachtet werden, dass die getroffenen Vereinbarungen dem so genannten Fremdvergleich standhalten.

 
Da der Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte weitreichende Bedeutung zukommt, sollte die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers nachvollziehbar dokumentiert werden, um späteren Meinungsverschiedenheiten mit der Finanzverwaltung vorzubeugen. Die Zuordnungsentscheidung kann beispielsweise belegt werden durch entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag oder in Protokollnotizen.

Die Zuordnung ist nach § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG dauerhaft, wenn der Arbeitnehmer unbefristet für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet werden soll.
 

Beispiel

Ein unbefristet beschäftigter Arbeitnehmer wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten einem Kunden zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert.

Lösung

Obwohl der Arbeitnehmer insgesamt 54 Monate beim Kunden vor Ort tätig wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte.

Die vom Gesetz vorgegebene Ex-ante-Betrachtung („zugeordnet werden soll“) bedeutet, dass der Arbeitnehmer weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden sollte.

Abwandlung

Im vorstehenden Beispiel wird die Zuordnung des Arbeitnehmers bereits nach drei Monaten um 36 Monate auf insgesamt 54 Monate verlängert.

Lösung

Der Arbeitnehmer hat seine erste Tätigkeitsstätte ab dem Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung beim Kunden, da er in diesem Zeitpunkt (noch) 51 Monate vor Ort eingesetzt werden soll. Das gilt auch dann, wenn er für diese Tätigkeit neu eingestellt und eine Probezeit vereinbart wurde oder das Projekt planwidrig nach zwölf Monaten beendet wird.

 

Nachrangige Zuordnung nach quantitativen Maßstäben

Wenn eindeutige Festlegungen des Arbeitgebers fehlen, wird die Zuordnung nach quantitativen Kriterien vorgenommen (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG) wie z.B. Tätigkeitsstätte, bei welcher der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

 

Praxishinweis

Dabei muss der Arbeitnehmer in der betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Somit führt allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z.B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen oder Ähnliches abzuholen oder abzugeben, nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte (amtliche Gesetzesbegründung in BT-Drucks. 17/10774, 15).

Beispiel

Ein Kundendienstmonteur, der keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht jeden Morgen den Betrieb seines Arbeitgebers auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben.

Lösung

Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das arbeitstägliche Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da er seine eigentliche berufliche Tätigkeit an diesem Ort nicht ausübt.

 

Mehrere (gleiche) Arbeitsstätten: Arbeitgeber bestimmt erste Tätigkeitsstätte

Kommen danach mehrere Arbeitsstätten in Frage, ist diejenige Tätigkeitsstätte erste Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bestimmt (§ 9 Abs. 4 Satz 6 EStG). Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der der Arbeitnehmer den zeitlich überwiegenden Teil seiner beruflichen Tätigkeit verrichtet.
 

Beispiel

Ein in Hamburg wohnender Filialleiter ist an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Hamburg und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in Hannover tätig. Der Arbeitgeber bestimmt die Filiale in Hannover zur ersten Tätigkeitsstätte.

Lösung

Durch die Festlegung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers in Hannover seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er dort lediglich zwei Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig ist.

Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht nach § 9 Abs. 4 Satz 6 EStG keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Arbeitnehmers örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 Satz 7 EStG). Hierbei handelt es sich um eine Regelung zugunsten des Arbeitnehmers, da die Fahrten zu weiter entfernten Tätigkeitsstätten als Auswärtstätigkeit qualifiziert werden.

Beispiel (Abwandlung)

Der Arbeitgeber verzichtet auf die Bestimmung der ers­ten Tätigkeitsstätte.

Lösung

Erste Tätigkeitsstätte des Filialleiters ist die seiner Wohnung am nächsten liegende betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers in Hamburg. Die Tätigkeit in Hannover ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, für die ein steuerfreier Reisekostenersatz in Betracht kommt.

 

Bildungsstätte als erste Tätigkeitsstätte

Als erste Tätigkeitsstätte gilt auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zweck eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird.
 

Praxishinweis

Hiermit wendet sich der Gesetzgeber ausdrücklich gegen die BFH-Rechtsprechung. Der BFH hatte Anfang 2012 entschieden, dass eine Bildungseinrichtung keine regelmäßige Arbeitsstätte darstellt, auch wenn diese über einen längeren Zeitraum hinweg (z.B. im Rahmen eines Vollzeitunterrichts oder -studiums) aufgesucht wird (BFH, Urt. v. 09.02.2012 – VI R 42/11).

Damit scheidet ein Abzug der Aufwendungen vollzeitiger Bildungsmaßnahmen wie Fahrt-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten nach Reisekostengrundsätzen ab 2014 aus, während ein Teilzeitstudium bzw. eine sonstige nichtvollzeitige Bildungsmaßnahme zum Abzug der genannten Aufwendungen nach Reisekostengrundsätzen weiterhin berechtigt.

Ab welchem zeitlichen Umfang eine vollzeitige Bildungsmaßnahme vorliegt, hat der Gesetzgeber nicht geregelt.

 

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