Jahressteuergesetz 2013 (JStG 2013) verkürzt Aufbewahrungsfristen für Geschäftspapiere

Diese Nachricht wird Ihre Mandanten freuen: Die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Geschäftspapiere sollen sinken – zunächst auf 8 Jahre (2013-2015) und dann sogar auf 7 Jahre (ab 2015).

Bisher müssen Unternehmen ihre Rechnungen und Belege nach § 147 AO, § 257 HGB und § 14 b UStG 10 Jahre aufbewahren. Zu teuer, sagt die große Mehrheit der Unternehmer.

Die FDP forderte deshalb eine Verkürzung der Aufbewahrungspflichten auf 5 Jahre – und zusätzlich eine Anbindung der Maßnahme an das Jahressteuergesetz 2013 (JStG 2013).

Nach intensiven Diskussionen stand am Ende der Kabinettsentwurf eines Jahressteuergesetzes 2013 (JStG 2013). Der sieht vor, dass die Aufbewahrungspflicht stufenweise sinkt: Ab 2013 auf 8 Jahre und ab 2015 dauerhaft auf 7 Jahre.
 

Kürzere Aufbewahrungsfristen, weniger Kosten

Tatsächlich ist das Aufbewahren, Aussortieren und Vernichten von Dokumenten ein Kostenfaktor, der nicht unterschätzt werden darf. Ziel der verkürzten Aufbewahrungsfristen ist es, die deutsche Wirtschaft um 600 bis 800 Millionen Euro im Jahr zu entlasten.

Außerdem gelten in Zukunft die gleichen Aufbewahrungsfristen wie in den meisten anderen EU-Mitgliedsstaaten.

Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 bzw. 7 Jahre betrifft folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare
  • Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
  • Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der vorgenannten Unterlagen erforderlich sind
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Datenverarbeitungs-Mitteln abzugebenden Zollanmeldung beizufügen sind. Das gilt, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie die Belege nach erfolgter Vorlage zurückgegeben hatten.

8, 7 oder doch 10 Jahre? Ausreißer der neuen Aufbewahrungsfrist

Abweichend von der Aufbewahrungsfrist von 8 bzw. 7 Jahren macht das HGB Einschränkungen. Sofern bestimmte Unterlagen handels- und gesellschaftsrechtlich bedeutend sind, gilt für diese auch nach 2013 eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Dies betrifft Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen.

Darüber hinaus unterliegen alle Unterlagen, die nach heutigem Rechtsstand nur 6 Jahre aufzubewahren sind, auch weiterhin der Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Dazu gehören z.B. empfangene oder abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Außerdem können branchenspezifische Regelungen zusätzliche Aufbewahrungspflichten mit sich bringen, die von der 7- bzw. 8-Jahresregel abweichen. Gehören zum Beispiel Architekten zu Ihren Mandanten, dann sind Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gemäß der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zu beachten.

Sie als Steuerberater haben stattdessen das Steuerberatungsgesetz (StBerG) im Blick. Und für Wirtschaftsprüfer gelten Aufbewahrungsfristen gemäß der Wirtschaftsprüferordnung (WPO).

Aufbewahrungspflicht: Praxishinweise für Ihre Mandanten

Derzeit müssen Ihre Mandanten Geschäftsunterlagen je nach Art 6 oder 10 Jahre lang aufbewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gelten auch für Freiberufler und Berufsgesellschaften, wenn sie freiwillig bilanzieren oder aufgrund ihrer Rechtsform dazu verpflichtet sind.

Etwas komplizierter ist die Frage, wann die Aufbewahrungsfrist jeweils beginnt. Auch nach der Verkürzung auf 8 bzw. 7 Jahre beginnt die Frist grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Handelsbrief eingegangen oder verschickt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

ABER: Die letzten Aufzeichnungen und Eintragungen erfolgen oft erst im folgenden Kalenderjahr. Deshalb beginnt die Aufbewahrungsfrist meistens erst mit Ablauf des Folgejahres und nicht des Geschäftsjahres.

Nur bei den Aufzeichnungen und Buchungsbelegen, die während des Geschäftsjahres entstehen, beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Bilanzstichtag des Kalenderjahres, zu dem sie gehören.

Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist von Eingangsrechnungen, die Ihre Mandanten unterjährig in 2012 erhalten haben, beginnt am 31.12.2012. Die Aufbewahrungsfrist des Jahresabschlusses für den Bilanzstichtag 31.12.2012 beginnt dagegen erst mit Ablauf des Kalenderjahres 2013 – denn die Abschlussbuchungen werden erst nach Silvester in 2013 vorgenommen.

Tipp: Bilden Sie für Ihre Mandanten im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten – und zwar in der Höhe der zu erwartenden Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Der BFH hatte diese handelsrechtliche Verpflichtung in Hinblick auf die Gewinn mindernde Position schon 2002 auch für die Steuerrechnung als verbindlich eingestuft.

Grund: Die Verpflichtung ist wirtschaftlich schon entstanden, sobald die Unterlagen entstehen. Es besteht eine hinreichende Konkretisierung mit Bezug auf einen bestimmten Zeitraum. Und es gibt Sanktionen bei einem Rechtsverstoß gegen die Vorschriften.

Heben Ihre Mandanten Unterlagen hingegen freiwillig länger auf als gesetzlich vorgegeben, fehlt die rechtliche Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt dann nicht in Betracht.

Fundstellen zu Jahressteuergesetz 2013 (JStG 2013), Aufbewahrungsfristen, Verkürzung auf 7 / 8 Jahre etc.

Regierungsentwurf eines Jahressteuergesetzes 2013 (JStG 2013) vom 23.5.2012

Verkürzte Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG und § 257 Abs. 4 HGB

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren: § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a HGB

Rückstellung: BFH, Urteile vom 19.8.2002, VIII R 30/01, BStBl 2003 II S: 131 und vom 18.1.2011, X R 14/09

§ 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchst. b EStG, H 6.11 EStH

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