Aufbewahrungsfristen bleiben 2013 unverändert

Unternehmer hatten sich bereits auf kürzere Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gefreut. Doch die Änderungspläne sind mit dem Scheitern des Jahressteuergesetzes 2013 erst einmal vom Tisch. Im neuen Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz – dem Nachfolger des JStG – ist das Thema Aufbewahrungsfristen nicht zu finden.


Welche Papiere können Ihre Mandanten wann vernichten?

Die meisten Geschäftsunterlagen können erst nach Ablauf einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung gemacht worden ist.

 

Am Anfang jedes Jahres kann wieder ein kompletter Jahrgang an Unterlagen vernichtet werden. Das gilt unabhängig davon, ob sie in Papierform oder als elektronisch erstellte Dateien vorliegen.

Geschäftsunterlagen, die 10 Jahre und älter sind:

  • Aufzeichnungen wie Anlagevermögenskarteien, Bewirtungsunterlagen, Kassenberichte sowie Geschäftsbücher,
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare. Hierzu zahlen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • Buchungsbelege wie Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltslisten oder Kontoauszuge,
  • Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung, betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte, die dem Grunde nach nicht aufbewahrungspflichtig sind, aber als erläuternde Ergänzungsbelege dienen sollen,
  • Kopien jeder Ausgangsrechnung sowie Originale jeder Eingangsrechnung für die Umsatzsteuer. Bei Rechnungen, die mittels elektronischer Registrierkasse erstellt wurden, sind nur die Tagesendsummenbons aufzubewahren. Wichtig: Rechnungen auf Thermopapier müssen dabei wahrend des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sein.

Unterlagen, die 6 Jahre und älter sind:

  • Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege,
  • erhaltene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen,
  • Mahnvorgange sowie Grund- und Handelsregisterauszuge.

Kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Gesetzen sind dabei unbeachtlich. Lohnunterlagen für die Sozialversicherung sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres aufzubewahren.

Aufbewahrungsfrist für betriebsinterne Aufzeichungen

Betriebsinterne Aufzeichnungen sind grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig, sofern sie nicht als Ergänzung für die Buchhaltung dienen. Der Zeitpunkt der Vernichtung richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Hinweis:
Unterlagen dürfen trotz Zeitablauf noch nicht vernichtet werden, wenn sie für das Finanzamt noch von Bedeutung sind.

Das gilt beispielsweise für eine laufende Betriebsprüfung, für anhängige steuerstraf- oder busgeldrechtliche Ermittlungsverfahren und noch zu stellende Antrage beim Finanzamt.

Bei vorläufigen Steuerfestsetzungen lauft die Verjährungsfrist nicht ab, bevor der Sachverhalt geklärt ist. Hierzu erforderliche Belege müssen daher unbedingt behalten werden.

 
Welche Aufbewahrungspflichten müssen Ihre Mandanten neben den Aufbewahrungsfristen beachten?

Informieren Sie Ihre Mandanten mit unserem „Mandantenmerkblatt Aufbewahrungspflichten“, das Sie hier kostenlos herunterladen können.

 
 

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