FG Köln: Das ist bei der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu beachten!

Generell gilt: Wird ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt, wird es grundsätzlich nach der 1-%-Regelung versteuert. Eine Besteuerung auf Grundlage der tatsächlichen Nutzungsverhältnisse erfolgt nur, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.

Entscheidend dabei ist, dass die Angaben im Fahrtenbuch glaubhaft sind und eine Manipulation ausschließen. Das bestätigt jetzt auch das FG Köln in einem neuen Urteil zur ordnungsgemäßen Führung eines Fahrtenbuchs.

In dem Verfahren hat sich das Gericht mit der Führung unter gleich zwei besonderen Aspekten beschäftigt.

FG Köln zur Führung eines Fahrtenbuchs: Das ist der Sachverhalt

Der Kläger ist als Sicherheitsfachkraft selbstständig tätig. Im Betriebsvermögen des Klägers befanden sich in den Streitjahren 2007 bis 2009 zwei Pkw: ein BMW 530 D und ein BMW 316 TD.

Für den BMW 530 machte der Kläger alle Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend. Der private Nutzungsanteil wurde im Rahmen der Fahrtenbuchregelung bestimmt. Nach dem Fahrtenbuch wurde das Fahrzeug in den betreffenden Streitjahren zwischen 0,3 % bis maximal 8 % der gesamten Nutzung für private Zwecke genutzt.
 

FG zu Fahrtenbuch: So nicht!

Im Rahmen einer Betriebsprüfung wollte die Finanzverwaltung für die Pkw-Nutzung die 1-%-Methode anwenden, da das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt worden sei.

Die Finanzverwaltung bemängelte am Fahrtenbuch im Wesentlichen die folgenden Punkte:

  • Die täglich aufgeführten Fahrten wurden nicht einzeln eingetragen,
  • mehrere Ziele wurden in einer Eintragung miteinander verbunden,
  • die Reiseziele waren nicht eindeutig bezeichnet,
  • der Reisegrund war nicht immer für alle Reiseziele dargestellt worden.
  • Privatfahrten wurden nicht als eigene Fahrt, sondern in Verbindung mit betrieblichen Fahrten in einer Eintragung vermischt dargestellt,
  • im Jahre 2008 wurden die Privatfahrten auch nicht einzeln, sondern am Jahresende in einer Summe eingetragen
  • Reiseziele wurden ausschließlich durch Kürzel angegeben.

Die Fahrtenbücher ermöglichen nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Überprüfung der Angaben, da sich bezüglich der Reiseziele die erforderlichen Angaben nicht entnehmen ließen und Fahrstrecken daher nicht nachvollzogen werden könnten.

Außerdem sei aufgrund der Abkürzungen und der in einer Summe angegebenen gefahrenen Kilometer nach dem Fahrtenbuch den einzelnen Fahrten zugrunde lag.

Kläger ergänzt Angaben in Fahrtenbüchern

Der Kläger ergänzte in einer ausführlichen Stellungnahme in zwei Schreiben die Angaben in den Fahrtenbüchern. Bei dem BMW 316 wendete der Kläger die 1-%-Regelung an. Auch bei diesem Fahrzeug machte er die gesamten Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend.

Zum Nachweis, dass es sich bei diesem Fahrzeug tatsächlich um notwendiges Betriebsvermögen handelt, führte der Kläger ein Fahrtenbuch für einen Zeitraum von drei Monaten (repräsentativer Zeitraum).

Für diesen Zeitraum ergab sich eine betriebliche Nutzung des Pkw i.H.v. 57 %. Die betrieblich gefahrenen Kilometer betrugen 2.346 km. Diese ergaben sich größtenteils aus einer einzelnen Fahrt nach Norddeutschland von ca. 1.000 km.

Zeitraum nicht repräsentativ

Die Betriebsprüfung stellte allerdings fest, dass außerhalb des repräsentativen Zeitraums eine solche Fahrt nicht durchgeführt wurde. Sie vertrat daher die Auffassung, dass das geführte Fahrtenbuch für den betreffenden dreimonatigen Zeitraum nicht repräsentativ sei.

Die mehr als 50%ige betriebliche Nutzung sei durch den Kläger nicht glaubhaft gemacht und die 1-%-Regelung könne nicht angewendet werden. Vielmehr schätzte die Betriebsprüfung den betrieblichen Anteil der Pkw-Nutzung für dieses Fahrzeug auf 10 %.

Besteuerung fraglich

Der Kläger hatte damit gleichzeitig ein Fahrzeug im Betriebsvermögen, bei dem er die Fahrtenbuchregelung (BMW 530) anwendete und ein anderes Fahrzeug, bei dem er die 1-%-Regelung anwendete (BMW 316). Bei dem BMW 530 war die Frage des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs streitig und bei dem BMW 316, ob überhaupt notwendiges Betriebsvermögen vorliegt.

Wann liegt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor?

Bezüglich des BMW 530 kommt das FG Köln zu dem Ergebnis, dass der private Nutzungsanteil nach der 1-%-Regelung zu bestimmen ist. Eine Besteuerung nach den tatsächlichen Verhältnissen kommt nicht in Betracht, da der Kläger kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt hat.

Was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist, ist gesetzlich nicht näher geregelt. Aus dem Wortlaut sowie Sinn und Zweck der Regelung lässt sich allerdings folgern, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.

Daher gehören die folgenden Mindestangaben nach Auffassung des FG Köln in ein Fahrtenbuch:

  • das Datum,
  • der Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt,
  • der Startort,
  • ggf. die Reiseroute bei Umwegfahrten,
  • das Reiseziel und der Reisezweck.

Weitere Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss die betriebliche Verwendung des Fahrzeugs in einer schlüssigen Form belegen. Daher müssen die Aufzeichnungen zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, mit denen sich die betriebliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und ggf. auch nachprüfen lässt.

Neben dem genauen Datum und den Fahrtzielen muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner angeben. Wenn weder ein Kunde noch ein Geschäftspartner vorhanden ist, muss sich aus dem Fahrtenbuch der konkrete Gegenstand der dienstlichen Verrichtung ergeben. Dies kann beispielsweise der Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle sein.

Grundsätzlich sind daher auch Angaben zu Ort, Straße und Hausnummer zu machen.


Redaktionstipp: Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der ausgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt, oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise aus anderen Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.


 
Jede berufliche Fahrt ist grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen. Zum Ende der Fahrt ist der erreichte Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs aufzuzeichnen.
 


Redaktionstipp: Bei einer beruflichen Fahrt, die aus mehreren Teilabschnitten besteht, können diese miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten aufgesucht werden.


Es genügt dann die Aufzeichnung des erst am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind.

Wechsel der Nutzung immer klar hervorheben

Immer dann, wenn ein Wechsel zwischen betrieblicher und privater Nutzung erfolgt, kommt es zu einem Einschnitt, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren ist.

Zum Anlass der Privatfahrten sind – abgesehen von der Kennzeichnung als privat – keine weiteren Angaben zu machen.

Weiterhin ist für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch die Angabe des Ausgangspunkts und des Endpunkts der Fahrt erforderlich.
 

Abkürzungen im Fahrtenbuch

Alle genannten Angaben müssen in übersichtlicher und geordneter Form im Fahrtenbuch selbst enthalten sein.

Abkürzungen sind prinzipiell nicht ausgeschlossen. Sie können für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrziele und Kunden oder für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke verwendet werden.

Allerdings müssen die Kürzel aus sich selbst heraus verständlich sein oder auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt werden.

Klärger erfüllte Anforderungen nicht

Die vom Kläger geführten Fahrtenbücher erfüllten nach Auffassung des FG diese Anforderungen nicht. Das FG hebt vor allem hervor, dass die Fahrtenbücher selbst keinerlei Ortsangaben enthielten. Die Reiseziele und die durch den Kläger aufgesuchten Kunden, Firmen und sonstigen Einrichtungen wurden nahezu ausschließlich in Form von Abkürzungen angegeben. Ortsangaben waren daraus jedoch nicht ersichtlich.

Außerdem hat der Kläger in einigen Fällen die Reisezwecke nicht schlüssig angegeben. So reicht es nach Auffassung des FG nicht aus, lediglich „Kundenbetreuung“ oder „Baustelle“ in einem Fahrtenbuch anzugeben.

Die späteren Erläuterungen des Klägers änderten an der fehlenden Ordnungsmäßigkeit der Fahrtenbücher nichts. Es entspricht nicht dem Sinn und Zweck eines Fahrtenbuchs, wenn noch zusätzlich umfangreiche Erläuterungen nötig sind.

Anwendung der 1-%-Regelung

Was den BMW 316 angeht, konnten die Parteien sich darauf einigen, dass der betriebliche Nutzungsanteil mit 45 % (Streitjahr 2007) und 40 % (Streitjahre bei 2008 und 2009) festgelegt wurde.

Da die betriebliche Nutzung jedoch unter 50 % lag, konnte die Fahrtenbuch-Methode keine Anwendung finden.

Praxistipps

Das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist in der Praxis schwierig. Entscheidend für die Anerkennung ist, dass die Angaben glaubhaft sind. Die Möglichkeit einer Manipulation sollte aus der Führung des Buchs selbst ausgeschlossen sein. Je konkreter die Angaben zur betrieblichen Nutzung sind, desto besser.

In der Praxis erfordert das Führen eines Fahrtenbuchs aber erhebliche Disziplin. Das FG Köln folgt hier im Wesentlichen den Argumenten der Finanzverwaltung. Zwischen den Zeilen mag auch der geringe private Nutzungsanteil des BMW 530 für die Entscheidung ebenso eine Rolle gespielt haben.

Bezüglich des BMW 316 zeigt das Urteil, dass die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsanteils von mehr als 50 % realistisch erfolgen sollte. Der repräsentative Zeitraum sollte auch wirklich repräsentativ sein. Besondere Fahrten, die zudem noch sehr lang ausfallen, sind schädlich.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus STEUER-TELEX Online

Mit STEUER-TELEX Online sind Sie immer up to date: Sie erhalten jeden Dienstag die wichtigsten Informationen zur Gesetzgebung und Rechtsprechung aus Steuer- und Wirtschaftsrecht per E-Mail direkt auf PC und Smartphone und recherchieren in der umfangreichen Gesetzes-, Urteils- und Verwaltungsanweisungsdatenbank – so entgeht Ihnen garantiert nichts mehr!

Klicken Sie hier: Testen Sie STEUER-TELEX Online jetzt 14 Tage kostenlos in Ihrer Kanzlei!

Ähnliche Beiträge

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.