Neue Fassung der GoBD

Die erste Fassung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden im November 2014 rechtskräftig. Die Finanzverwaltung hat sie nun neu gefasst und veröffentlicht.
 

Angepasste Bestimmungen zur Digitalisierung von Belegen

In Randziffer 130 der neuen GoBD wird klargestellt, dass neben dem Scannen auch das Abfotografieren von Belgen mit dem Smartphone erlaubt ist. Dies wird als „mobiles Scannen“ bezeichnet.

Das mobile Scannen kann auch im Ausland genutzt werden, wenn die Belege im Ausland entstanden oder empfangen wurden und erfasst werden, beispielsweise bei Belegen über eine Dienstreise o.ä. Erfolgt eine bildliche Erfassung im Zusammenhang mit einer gem. § 146 Abs. 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland, wird es nach Rz 136 nicht beanstandet, wenn die papierartigen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung gebracht werden.

Im Anschluss an diese bildliche Erfassung dürfen diese Papierdokumente gemäß Rz. 140 der GoBD vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.


Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen

Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein sog. Inhouse-Format (also unternehmenseigenes Format), sind nach Rz. 135 beide Versionen zu archivieren und derselben Aufzeichnung zuzuordnen und darüber hinaus mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Version im Inhouse-Format sollte zudem gekennzeichnet werden.

Die neuen GoBD führen aber an dieser Stelle auch eine deutliche Erleichterung ein, denn auf die Aufbewahrung der Original-Version kann unter gewissen Voraussetzungen auch verzichtet werden.

Folgende Bedingungen sind Voraussetzung für den Verzicht der doppelten Aufbewahrungspflicht:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt werden kann.

Cloud-Technologie

Auch auf die immer häufiger genutzte Cloud-Technologie wird in der Neufassung der GoBD reagiert. So können Datenverarbeitungssysteme vom Steuerpflichtigen nach Rz. 20 als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.

BMF, Schreiben v. 11.07.2019, IV A 4 – S 0316/1910003 :001 veröffentlicht am 18.07.2019.

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